Các Vị Trí Trong Tổ Chức Sự Kiện – 4 Vị Trí Chủ Chốt

Nghề tổ chức sự kiện đến nay không còn là nghề nghiệp mới mẻ như trước kia mọi người vẫn thường truyền tai nhau. Tuy nhiên chúng ta vẫn luôn dành cho nghề này một sự tò mò nhất định. Đằng sau một sân khấu sang trọng, lộng lẫy là một thị trường sự kiện năng động, tràn đầy sức sống hay nhiều áp lực và đầy rẫy những bí mật? Các vị trí trong tổ chức sự kiện cần làm những công việc cụ thể nào?

Các Bộ Phận Trong Ekip Tổ Chức Sự Kiện

Quản Lí – Các Vị Trí Trong Tổ Chức Sự Kiện

Quản Lí Sự Kiện Là Ai?

Quản lí sự kiện là người có vị trí hàng đầu trong bộ máy nhân sự của ekip tổ chức sự kiện. Họ là người có quyền lực cao nhất và quản lí toàn bộ nhận viên phía dưới. Vai trò của họ là điều phối các công việc chi tiết được yêu cầu. Để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và bám sát yêu cầu đề ra.

Công Việc Cụ Thể Của Quản Lí Sự Kiện Là Gì?

• Kiểm tra và sửa chữa bản kế hoạch ngay khi kế hoạch còn nằm trên giấy. Viết các hạng mục sản xuất, thuê dụng cụ, đồ đạc, địa điểm, các phương án hạn chế rủi ro khi tổ chức sự kiện, kiểm soát chương trình,…
• Phân công nhân sự dựa theo năng lực của mỗi người. Xếp họ vào những bộ phận khác nhau, đồng thời liên kết nhân sự, liên kết các bộ phận. Lắng nghe và giúp đỡ nhân viên, hướng dẫn để họ hoàn thành tốt nhiệm vụ trong sự kiện.

Giám Sát – Các Vị Trí Trong Tổ Chức Sự Kiện

Giám Sát Sự Kiện Là Ai?

Giám sát sự kiện hay trợ lý sự kiện là người hỗ trợ và thực hiện các công việc cụ thể. Các công việc như phụ trách mảng truyền thông, quản lí đội ngũ nhân viên,.. trong quá trình tổ chức chương trình sự kiện.

Công Việc Của Giám Sát Sự Kiện Là Gì?

• Phụ trách công việc cụ thể trong event như: mảng truyền thông, quản lý cộng tác viên, PG sự kiện. Tổ chức tiếp đón và kết nối với khách mời nổi tiếng,…
• Có thể trực tiếp quản lý các nhóm nhỏ, chỉ đạo các công việc cần thiết của sự kiến. Trong một số trường hợp nếu người quản lý sự kiện bận việc đột xuất.
• Nắm rõ kịch bản chương trình một cách chi tiết, để hỗ trợ quản lí sự kiện tổ chức, sắp xếp và điều động nhân viên cấp dưới phù hợp với năng lực.

Nhân Viên – Các Vị Trí Trong Tổ Chức Sự Kiện

Nhân Viên Là Những Người Như Thế Nào?

Nhân viên sự kiện là vị trí chiếm số lượng lớn và đông đảo nhất trong một chương trình tổ chức sự kiện. Họ là những người sẽ thực hiện các công việc theo sự phân công của quản lý hay giám sát theo từng bộ phận.

Công Việc Thực Tế Của Nhân Viên Sự Kiện Là Gì?

• Trước khi chương trình sự kiện xảy ra 3 đến 4 ngày, toàn bộ nhân viên của sự kiện đó sẽ được tranning kỹ lưỡng và tạo mối quan hệ team work tốt. Phối hợp với quản lý và các đồng nghiệp trong việc chạy sự kiện.
• Nếu có sự cố đột xuất xảy ra từ khách mời hoặc từ các bộ phận khác. Phải báo ngay với quản lý hoặc giám sát để xử lý kịp thời. Tránh gây ra những sự cố đáng tiếc xuyên suốt chương trình.

Cộng Tác Viên, Tình Nguyện Viên – Các Vị Trí Tổ Chức Sự Kiện

Cộng Tác Viên, Tình Nguyện Viên Là Ai?

Cộng tác viên hay tình nguyện viên là những người được thuê để làm thời vụ theo dự án. Ngoài ra, họ còn được gọi với cái tên khác là làm casual.

Công việc Cụ Thể Của Cộng Tác Viên, Tình Nguyện Viên Là Gì?

• Hỗ trợ thực hiện công việc không đòi hỏi quá nhiều kỹ năng trong sự kiện như: hỗ trợ chạy bàn cho nhân viên. Cùng nhân viên tiếp đón khách mời nổi tiếng khi số lượng quá nhiều, lau dọn hiện trường sự kiện…
• Họ được xem như trợ lí của nhân viên tại sự kiện. Tuy nhiên, tùy theo tầm cỡ và mục đích của từng sự kiện. Nhân sự tham gia cũng có sự khác biệt và thay đổi.

Một Số Lưu Ý Để Việc Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp Hơn

• Training nhân sự: Trước khi diễn ra sự kiện từ 3 đến 4 ngày. Phải dành thời gian để tranning nhân viên, đặc biệt là với đội ngũ cộng tác viên, tình nguyện viên và PG. Việc này sẽ đảm bảo được tính chuyên nghiệp của nhà tổ chức và đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ.
• Yêu cầu về thời gian: Yêu cầu đội ngũ nhân sự luôn luôn có mặt sớm hơn thời gian chính thức sự kiện ít nhất 30 phút. Điều này, giúp dễ dàng điều chỉnh đội ngũ nhân sự. Nếu đột nhiên có những nhân sự vắng mặt vì vấn đề sức khỏe, giao thông,…

• Trang phục sự kiện: luôn kiểm tra thật kĩ lưỡng trang phục của đội ngũ nhân sự sự kiện. Các trang phục của nhân viên, cộng tác viên, PG hỗ trợ,… đảm bảo không bị các lỗi hư hỏng như sút chỉ, mất nút áo, bị rách, hỏng khóa kéo, bị dính bẩn…
• Có đội ngũ nhân sự dự phòng: để đảm bảo sự thành công toàn diện về sự kiện và tối đa hóa việc kiểm soát rủi ro, nên có phương án dự phòng hay đội ngũ nhân sự dự phòng. Tuy việc này có thể khiến chi phí dự kiến tổ chức sự kiện tăng lên.

Chia Sẻ Về Ngành Tổ Chức Sự Kiện – Các Vị Trí Trong Tổ Chức Sự Kiện

Marcomdo Academy đã tham khảo từ nhiều nguồn khác nhau. Để giúp các bạn có thể tiếp nhận mọi góc nhìn thực tế trong nghành tổ chức sự kiện. Thông qua các chia sẻ chân thật và nhiều trải nghiệm đến từ các vị trí khác nhau trong ngành nghề.

Chia Sẻ Từ Vị Trí Quản Lí

Anh P.M.Đ – Giám đốc công ty sự kiện Á Châu từng phát biểu “Chỉ có đam mê thực sự mới có thể giúp những người làm sự kiện đi lên. Và theo đuổi đến cùng với nó. Bạn cần phải có một chút máu nghệ sĩ trong người. Và không ngừng học hỏi, cải thiện, nếu bạn dừng lại trong môi trường này thì đồng nghĩa với việc bạn đang tự đào thải chính mình.”

Anh T.Đ.T – Với hơn 10 năm kinh nghiệm làm tổng đạo diễn sự kiện cho rằng: “Đây chính xác là nghề của vinh quang không ánh sáng. Phần lớn bạn nhận được niềm vui, từ những hôm setup chương trình, tổng duyệt. Những hôm đi sớm về khuya chứ không phải là những lúc xem chương trình. Đừng để những hào nhoáng trên sân khấu hay thảm đỏ kia đánh lừa. Vì đằng sau chúng là công sức vô cùng to lớn của anh em trong ekip sau một đêm thức trắng”.

Chị N.T.T – Giám đốc nhân sự tại công ty Á Châu: “Có lẽ đây là việc vất vả nhất, nhưng cũng là việc mang lại nhiều niềm vui nhất cho tôi. Mỗi sự kiện như một đứa con tinh thần của tôi. Việc chăm sóc cho chúng trở nên tốt đẹp không còn là vì công việc, mà vì chính đam mê của tôi. Tôi yêu nghề tổ chức sự kiện!”.

Chia Sẻ Từ Vị Trí Nhân Viên

Anh T.Đ.H – Chuyên viên trong lĩnh vực tổ chức và quản lý sự kiện: “Đôi khi có những bất đồng quan điểm trong ekip làm việc. Tuy nhiên, sau mỗi sự kiện thì anh em chúng tôi lại hiểu nhau. Thân thiết và thêm đoàn kết hơn. Đó chính là điểm nổi bật và giá trị mà công việc tổ chức sự kiện mang lại cho chúng tôi”.

Thực ra, ngành nghề nào cũng có cái sướng, cái khổ riêng. Và ngành tổ chức sự kiện cũng thế, quan trọng là mục tiêu nghề nghiệp của bạn là gì. Và bạn không ngừng cố gắng cho mục tiêu của mình như thế nào. Cũng như làm sự kiện, điều bạn hạnh phúc nhất chính là những nụ cười. Chính là tiếng vỗ tay của người tham gia dành cho chương trình. Trên đây là các vị trí trong tổ chức sự kiện chính thức, các lưu ý về tổ chức sự kiện. Và những chia sẻ đầy giá trị đến từ các vị trí khác nhau trong tổ chức sự kiện. Hy vọng Marcomdo Academy đã giúp bạn giải đáp những tò mò của mình về nghề nghiệp này.